- Verantwortliche für die Datenverarbeitung
Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Sinne der Artikel 4 Z 7 iVm 26 DSGVO ist die
Austrian Exhibition Experts GmbH (im Folgenden AEE)
Prater 7, Top 3
A-1020 Wien
2. Anlaufstelle
Anlaufstelle ist die AEE. Wenn Sie Fragen, Kommentare, Beschwerden oder Wünsche bezüglich dieser Datenschutz-erklärung oder unserer Verarbeitung Ihrer Daten haben, kontaktieren Sie uns bitte über E: office@expo-experts.at.
- Datenschutzbeauftragter
Den Datenschutzbeauftragten der AEE erreichen Sie E: office@expo-experts.at.
4. Verarbeitungszwecke
- Abwicklung der Messeteilnahme, Erbringung von Dienstleistungen
AEE speichern und verarbeiten die Daten, die Sie bei Ihrer Messeanmeldung bekannt geben, um Ihnen Ihren Auftritt als Aussteller auf der von Ihnen gewählten Messe gemäß der mit Ihnen abgeschlossenen Vereinbarung nach Ihren Anforderungen zu ermöglichen, insbesondere um Ihnen eine entsprechende Standfläche zuzuweisen, Messebauten (bei entsprechender Bestellung) zur Verfügung zu stellen, Ihr Unternehmen im Ausstellerverzeichnis zu listen, gebuchte Marketing- und Werbeleistungen sowie weitere von Ihnen gewünschte Nebenleistungen zu erbringen oder Zusatzaufträge und Sondervereinbarungen zu erfüllen, und (wenn Sie dieses Angebot nutzen) für Ihre Messeversicherung zu sorgen. Soweit sich AEE zur Erbringung von Nebenleistungen oder Erfüllung von Zusatzaufträgen und Sondervereinbarungen externer Partner bedient, werden Ihre bei der Messeanmeldung bekanntgegebenen Daten an diese weitergegeben, soweit dies erforderlich ist.
- Werbung und Marketing, Newsletter, Umfragen
Darüber hinaus werden die von Ihnen bekannt gegebenen Daten zu Zwecken der Durchführung von Umfragen und der Werbung für Veranstaltungen der AEE verwendet sowie zur Übermittlung von E-Mail-Newslettern mit Informationen zu Leistungen der AEE und zur Bewerbung anderer Unternehmen, die Produkte oder Leistungen anbieten, die in Zusammenhang mit Messeveranstaltungen von Interesse sein können.
Bei per E-Mail an Sie versendeten Werbe- und Informations-Newslettern erfassen AEE jeweils, ob Ihnen der Newsletter ordnungsgemäß auf Ihren Posteingangs-Server zugestellt wird, ob Sie den Ihnen übermittelten Newsletter öffnen, ob und welche Inhalte des Newsletters Sie anklicken sowie, gegebenenfalls, ob bzw dass Sie sich vom Newsletterbezug abgemeldet haben. Die Erfassung und Verarbeitung der zu Ihrer Nutzung der von AEE versendeten Newsletter erhobenen Daten dienen zur Erstellung statistischer Auswertungen, welche ein repräsentatives Bild der Lesegewohnheiten der Bezieher des Newsletters ermöglichen soll, damit die Inhalte zukünftiger Newsletter an das Zielpublikum angepasst werden oder unterschiedliche Inhalte entsprechend den Interessen der jeweiligen Nutzer versendet werden können.
Die von Ihnen bekannt gegebenen Kontaktdaten werden den unter http://expo-experts.at/partner angeführten Partnerunternehmen zur Verfügung gestellt, um es diesen zu ermöglichen, Sie über ihre Dienstleistungen im Zusammenhang mit Messeveranstaltungen zu informieren.
- Foto- und Videoaufnahmen
Auf den Messen und Veranstaltungen der AEE werden regelmäßig Fotos und Videos angefertigt, die unter anderem das Messegeschehen dokumentieren und daher auch auf der betreffenden Messe oder Veranstaltung anwesende Personen zeigen. Es ist dabei möglich, dass Sie oder andere Personen aus Ihrem Unternehmen auf einzelnen Fotos und Videos zu sehen sind. Soweit die jeweils abgebildete Person auf der Fotografie oder in dem Video identifizierbar ist, bildet die Aufnahme und weitere Verwendung des jeweiligen Fotos und Videos regelmäßig eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Art 4 Z 1 DSGVO. Die Speicherung und Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich zur Ermöglichung der Berichterstattung über die betreffende Messe oder Veranstaltung durch Medienunternehmen oder durch AEE auf ihren Websites und ihren jeweiligen Messeseiten in sozialen Medien sowie darüber hinaus zur Archivierung und historischen Dokumentation.
- Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
- Abwicklung der Messeteilnahme, Erbringung von Dienstleistungen
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zwecks Erbringung von Messedienstleistungen ergibt sich aus der gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO normierten Zulässigkeit von für Vertragszwecke notwendige Datenverarbeitungen.
- Werbung und Marketing, Newsletter
Die Rechtsgrundlage der Verwendung der von Ihnen bekanntgegebenen Daten für die beschriebenen Werbe- und Marketing-Maßnahmen, einschließlich den Versand von mittels Nutzungsauswertung personalisierten Newslettern beruht auf dem berechtigten Interesse von AEE, den Absatz ihrer Dienstleistungen zu fördern und dazu auch Leistungen und Produkte von Drittanbietern zu bewerben, die das eigene Leistungsspektrum unterstützen oder ergänzen (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO). Die Weitergabe Ihrer Kontaktdaten an Partnerunternehmen von AEE ist in Hinblick auf Ihr eigenes Interesse zulässig, von Unternehmen mit einschlägigem Leistungsspektrum und Erfahrung im Bereich des Messewesens Angebote hinsichtlich Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Messepräsenz zu erhalten (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO).
- Foto- und Videoaufnahmen
Die Rechtsgrundlage für die Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die durch die Aufnahme von Fotografien und Videos für die interne Archivierung und Dokumentation sowie die Berichterstattung über das Messegeschehen generiert werden, bildet unser berechtigtes Interesse an Anfertigung derartiger Fotos und Videos und deren widmungsgemäßer Verwendung (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO).
- Verarbeitung von personenbezogenen Daten bekannt gegebener dritter Ansprechpersonen
Die Verarbeitung von Daten dritter natürlicher Personen, die in der Messeanmeldung oder im Zuge der Abwicklung des Ausstellervertrages, insbesondere als Vertreter, Ansprechpartner Sachbearbeiter oder sonstige Mitarbeiter Ihres Unternehmens, bekannt gegeben werden, ist infolge des berechtigten Interesses der AEE sowie von Ihnen selbst zulässig, sich im Zuge der Abwicklung des mit ihrem Unternehmen abgeschlossenen Ausstellervertrages oder bei Rückfragen jeweils unmittelbar an die konkret zuständige und informierte Person in Ihrem Unternehmen wenden und damit Informations- oder Rechtsverluste vermeiden zu können sowie außerdem in der Lage zu sein, Informationen und Werbung an eindeutige Empfänger zu richten (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO).
- Erforderlichkeit der Datenbereitstellung
Wenn Sie die im Anmeldeformular abgefragten Daten nicht oder nicht vollständig bereitstellen, ist der Abschluss eines Ausstellervertrages nicht möglich. Die Bereitstellung weiterer Daten ist nur insoweit erforderlich, als Sie gegebenenfalls auch Standbau-, Werbe- oder Marketingleistungen bestellen möchten oder den Abschluss einer Messeversicherung wünschen.
- Empfänger
Sämtliche von Ihnen bereitgestellten Daten werden allen gemeinsam für die Verarbeitung verantwortlichen Gesellschaften (siehe Punkt 1.) offengelegt. Die bei Ihrer Messeanmeldung bekannt gegebenen Daten zu Ihrem Unternehmen werden sowohl im gedruckten als auch im online abrufbaren Ausstellerverzeichnis (Ausstellerkatalog) veröffentlicht.
Wenn Sie im Zuge Ihrer Messeanmeldung messebezogene Zusatzleistungen (zB Messeversicherung, Standbewachung, Transportdienstleistungen etc) bestellen, werden die von Ihnen bekannt gegebenen Daten überdies an jene Unternehmen (www.expo-experts.at/partner) weitergegeben, welche die bestellten Dienstleistungen jeweils erbringen.
Außerdem erhalten die unter www.expo-experts.at/partner angeführten Partnerunternehmen Ihre Kontaktdaten, um Sie über von diesen angebotene messebezogene Produkte und Leistungen informieren zu können.
Zur Dokumentation und Berichterstattung über das Messegeschehen angefertigte Fotos und Videos und damit – soweit Sie darauf identifizierbar abgebildet sind – Ihre personenbezogenen Daten werden diversen Medien (z.B. Zeitungen, TV, Online-Medien etc.) zur widmungsgemäßen Verwendung zur Verfügung gestellt und zwecks Berichterstattung über Messen und Veranstaltungen der AEE auf deren Websites und ihren jeweiligen Messeseiten in sozialen Medien zum öffentlichen Abruf bereitgestellt.
Für den Versand von Werbe- und Informations-Newsletter per E-Mail sowie die Erhebung der Daten betreffend Ihre Nutzung dieser Newsletter bedienen sich AEE der Mailchimp.com der Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE
Suite 5000 Atlanta, GA 30308 USA, als Auftragsverarbeiter. Da die Mailchimp.com ihren Sitz in den USA hat, kommt es somit zu einem Transfer der erhobenen Daten in ein Drittland im Sinne der DSGVO.
Die Mailchimp.com ist in der beim US-Handelsministerium geführten EU-US-Privacy-Shield-Liste eingetragen. Die Datenübermittlung in die USA an die Mailchimp.com ist demnach aufgrund des Durchführungsbeschlusses (EU) 2016/1250 der Kommission vom 12. Juli 2016 über die Angemessenheit des vom EU-US-Privacy-Shield gebotenen Schutzes („Angemessenheitsbeschluss“ im Sinne des Art 45 DSGVO) zulässig.
- Speicherdauer
Die Aufbewahrung jener Daten, die AEE für die beschriebenen Zwecke der Werbung und des Marketings verarbeitet, erfolgt solange, bis Sie der weiteren Datenverarbeitung zu diesen Zwecken widersprechen. Die in Zusammenhang mit dem Newsletterversand verarbeiteten Daten werden gespeichert, bis Sie sich vom Bezug des E-Mail-Newsletters abmelden. Fotos und Videos, und damit die personenbezogenen Daten der darauf identifizierbaren Personen, werden für Dokumentations- und Archivzwecke auf unbestimmte Zeit aufbewahrt. Im Übrigen werden Ihre Daten jeweils lediglich so lange aufbewahrt, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Darüber hinaus erfolgt eine Datenspeicherung, soweit und solange eine Aufbewahrung Ihrer verarbeiteten Daten zur Wahrung rechtlicher Interessen (zB bis zum Ablauf vertraglich vereinbarter oder gesetzlicher Gewährleistungs- oder Verjährungsfristen) oder in Hinblick auf gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere nach § 132 BAO, erforderlich ist. Soweit im Weiteren eine Verarbeitung für statistische Zwecke erfolgt, werden die betreffenden Daten ausschließlich in anonymisierter Form weiterverwendet.
- Beabsichtigte Weiterverwendung Ihrer Daten
Die Daten, die Sie bei Ihrer Messeanmeldung bekannt geben, werden in Zusammenhang mit dem von der AEE betriebenen Messe-Netzwerk weiterverarbeitet. Details zu dieser Weiterverarbeitung Ihrer Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung zum Messe-Netzwerk.
- Betroffenenrechte
Sie haben gegenüber den gemeinsam für die Verarbeitung verantwortlichen Gesellschaften (siehe Punkt 1.) das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art 15 DSGVO und das Recht auf Richtigstellung gemäß Art 16 DSGVO. Darüber hinaus können Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern ein in Art 17 (1) (a) bis (f) DSGVO genannter Löschungsgrund vorliegt und keine Rechtfertigung gemäß Art 17 (3) DSGVO für die Ablehnung der Löschung besteht. Sie haben überdies das Recht, gegebenenfalls die Einschränkung der Datenverarbeitung gemäß Art 18 DSGVO zu fordern oder nach Art 21 DSGVO Widerspruch gegen die Datenverarbeitung einzulegen. Außerdem steht es Ihnen gemäß Art 20 DSGVO offen, zu verlangen, dass Ihnen jene Daten, die Sie selbst bereitgestellt haben, und die AEE automatisiert verarbeitet, auf einem Datenträger in einem gängigen Dateiformat bereitgestellt oder an einen von Ihnen genannten Dritten übermittelt (Recht auf Datenübertragbarkeit) werden.
Wenn Sie Fragen, Kommentare, Beschwerden oder Wünsche bezüglich dieser Datenschutzerklärung oder unserer Verarbeitung Ihrer Daten haben, kontaktieren Sie uns bitte über E: office@expo-experts.at. Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten durch AEE gegen das geltende Datenschutzrecht verstößt, steht es Ihnen offen, Beschwerde bei der Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at/kontakt) zu erheben.
Letzte Aktualisierung: 9. September 2020